คู่มือระบบ Callcenter

-          ขั้นตอนการขอเข้าใช้งานระบบ

ให้กรอกใบร้องขอ(ใบ Request) เพื่อแจ้งรหัสพนักงานที่จะเข้าใช้งานระบบ พร้อมลายเซ็นอนุมัติจากผู้อำนวยการฝ่าย  ส่งให้กับฝ่ายสารสนเทศเพื่อการบริหาร ดำเนินการกำหนดสิทธิการเข้าใช้งานระบบ และรหัสผ่านเข้าใช้งานระบบ

จากนั้นให้ ผู้ใช้ระบบเปลี่ยนรหัสผ่านเข้าใช้ระบบทันทีที่เข้าใช้งานครั้งแรก เพื่อป้องการการถูกผู้อื่นนำรหัสผ่านไปใช้งานและอาจมีปัญหาเกิดขึ้นได้ ( ไปดูวิธีการเปลี่ยนรหัสผ่าน )

 

-          การติดตั้งโปรแกรม

ระบบ Callcenter เป็นโปรแกรมที่ใช้บน Internet ดังนั้นจึงไม่ต้องทำการติดตั้งโปรแกรมให้ยุ่งยาก

                                การเข้าใช้งานครั้งแรกให้ทำตามขั้นตอนดังนี้

1.        เปิด Internet Explorer     (ดูรูปประกอบ)

 

 

2.        จากนั้นป้อน link ที่ Address ดังรูป   Enter เพื่อเข้าสู่ระบบ

 

 

3.        จะปรากฏหน้าจอดังรูป      

 

 

4.        การติดตั้งมีหลายวิธีคือ

·        ติดตั้งโปรแกรมบนหน้าจอ Window (Desktop)

·        ติดตั้งที่ รายการโปรด (Favorites folder)

·        ตั้งเป็นหน้าแรกของ Internet Explorer

ให้ท่านคลิ๊กเลือกหัวข้อดังรูป

                                                   

 

 

-          การเข้าใช้งานระบบ

จะแบ่งผู้ใช้ระบบเป็น 3  ประเภท  ดังนี้

·        ผู้รับเรื่องร้องเรียน  มีหน้าที่รับเรื่องสอบถามทั่วไปและร้องเรียนเรื่องต่างๆ

ถ้าแก้ไขเบื้องต้นได้ก็จะปิดเรื่องได้เลย ถ้าไม่ได้ก็จะส่งต่อให้ฝ่ายที่เกี่ยวข้อง

·        ผู้รับเรื่องแก้ไข  หมายถึงผู้ที่ถูกระบุให้รับเรื่องไปดำเนินการต่อ จนลูกค้าเกิดความพึงพอใจ

และทำการปิดเรื่องที่ถูกร้องเรียนให้เร็วที่สุด

·        ผู้ตรวจสอบระบบ มีหน้าที่คอยตรวจสอบและติดตามเรื่อง ร้องเรียนต่างๆไม่ให้มีเรื่องค้าง รอการดำเนินการ แก้ไข เพื่อให้เกิดความพึงพอใจสูงสุด

 

การใช้งานให้ท่านป้อนรหัสพนักงานของท่าน(* ผู้ที่ได้รับมอบหมายให้ดูแลการแก้ไขการร้องเรียนของแต่ละฝ่าย) ลงในช่อง Username และในเบื้องต้น ผู้ดูแลระบบจะกำหนดให้

รหัสผ่าน Password เป็น ค่าเดียวคือ 111 เหมือนกันหมด

                จากนั้นคลิ๊กปุ่ม Login ดังรูป

 

 

 

-          หน้าจอหลัก Callcenter

 

 

เมนูที่ใช้

1.        แสดงรายการติดต่อ  (คลิ๊กที่ปุ่มแสดงรายการติดต่อ)

 

·        การบันทึกการติดตามงานและการแก้ไขคลิ๊กที่รูป

 

 

·        โปรแกรมจะแสดงข้อมูลการติดตามดังรูป

 

 

 

·        ส่วนล่างจะเป็นลำดับการติดตามงานและผลการติดตาม ประกอบด้วย

o       ผู้ติดตามงาน (ผู้ใช้ที่เข้ามาใช้ระบบ)

o       ผลการติดตาม  ให้ผู้ติดตามงานหรือแก้ไขปัญหาป้อนรายละเอียดเข้าไปในช่องนี้แล้วกด บันทึกรายการ

o       รายละเอียดที่ผู้ใช้บันทึกจะเข้าไปเรียงเป็นลำดับถัดไป

 

 

·        จากนั้นเมื่อผู้รับเรื่องได้ติดตามงานจนเป็นที่พอใจของลูกค้าแล้ว ให้แจ้ง เจ้าหน้าที่รับเรื่อง callcenter ให้ทำการปิดเรื่องเป็นอันเสร็จการแก้ไขการร้องเรียน

 

 

-          การเปลี่ยนรหัสผ่านเข้าสู่โปรแกรม Callcenter

ที่มุมบนด้านขวาของหน้าหลัก ให้คลิ๊กที่หัวข้อ “เปลี่ยนรหัสผ่าน”

 

                        โปรแกรมจะเปิดหน้าต่างเล็กขึ้นมา ดังรูป

 

 

 

 

1. ให้ป้อนรหัสผ่านใหม่ ในช่องนี้ (อย่างน้อย 4 ตัวอักษร)                    2. ป้อนรหัสผ่านซ้ำอีกครั้งเพื่อยืนยันความถูกต้อง

 

3. คลิ๊กปุ่มตกลงเพื่อบันทึก

 

 

โปรแกรมจะแสดงข้อความ ดังรูป  ให้คลิ๊ก ปิดหน้าต่าง เป็นอันเรียบร้อย